"У зайнятої людини завжди знайдеться," - англійська приказка.
Не впоравшись з тими або іншими життєвими завданнями ми часто скаржимося на брак часу, з досадою проголошуючи: «Шкода, що в добі тільки двадцять чотири години». Але навіть, якщо б у часі було двадцять п'ять і більше годин, ця проблема нікуди не зникла. Більш того, з кожним днем вона впевнено б набирала обертів.
Сьогодні існує ціла наукова галузь, присвячена вивченню проблем і методів оптимізації тимчасових витрат, - тайм-менеджмент. Основною метою практичної тайм-менеджменту є максимальне використання власних можливостей і свідоме управління часом.
Проанализоровав літературу з проблеми управління часом, ми змоделювали наступну семишаговую техніку, яка покликана допомогти «приборкати» невловиме час. Іншими словами навчитися використовувати його більш ефективно.
КРОК 1: ВИЯВЛЕННЯ ПЕРЕШКОД ЧАСУ
насамперед, необхідно виявити причини втрат вашого часу. Для цього потрібно оцінити і проаналізувати, як ви проводите свій час зараз. Щоб зробити це, розділіть свої добу на п ’ ятнадцятихвилинні сегменти. Потім запишіть, що ви робите кожні п'ятнадцять хвилин. Потрібно записувати всі подробиці, до самих дрібниць: час прийому їжі, час, проведений за кермом автомобіля, час зустрічей з друзями або походів у кіно, - всі, без винятку.
наприкінці дня проаналізуйте запису, підсумувавши час, витрачений на кожний вид діяльності, і встановіть головних «поглиначів часу».
Зазначимо, що такі спостереження часто викликають роздратування - адже стільки часу ми витрачаємо даремно! Але це необхідно, інакше як ми зможемо більш ефективно розпоряджатися часом, якщо не знаємо, як безцільно ми звикли його витрачати.
КРОК 2: ПОСТАНОВКА ЦІЛЕЙ
найважливіша річ, яку ви можете зробити, щоб керувати часом, - це встановити цілі на день, тиждень, місяць, квартал, рік і більш тривалий термін. Серйозно задумайтеся про перспективи свого життя і роботи. Потім візьміть записну книжку і пропишіть цілі, починаючи з довгострокових і закінчуючи поточними, тобто цілями на майбутній день. Вся ця писанина може бути стомлюючої, але знайте, вона сприяє просуванню вперед.
Ви зможете зрозуміти, на що варто віддавати більше часу, а на що його не варто витрачати зовсім.
КРОК 3: РОЗСТАНОВКА ПРІОРИТЕТІВ
Позначені вами мети, необхідно відповідно розставити з урахуванням ступеня їх життєвої важливості. Спочатку зосередитися на головному, а другорядному приділити увагу пізніше. Щоб полегшити собі завдання, розділіть мети або справи на 3 групи: А, Б і В. У групу А увійдуть ті справи, які повинні бути виконані в першу чергу, без зволікань. Групу Б складуть справи, які ви б хотіли зробити сьогодні, але якщо не вийде їх виконати, то це можна буде здійснити і на наступний день. У список В увімкніть ті справи, які ви хотіли б зробити, якщо у вас будуть виконані всі справи зі списків А і Б. А якщо справи з цього списку ніколи не будуть виконані, то нічого страшного, без них можна обійтися.
ШАГ4: ПЕРЕДОРУЧЕННЯ СПРАВ
Будьте розбірливі щодо тієї чи іншої діяльності. Коли можливо, перепоручайте іншим ті справи, які повинні бути зроблені, але не вимагають при цьому вашого особистого уваги. І навпаки, уникайте брати ту додаткову роботу, яку інші намагаються доручити вам.
Технологія делегування дозволяє звільнити час для виконання інших завдань і надає можливість іншим людям розкрити свої здібності. Її доцільно використовувати і в професійній сфері, і в сімейному.
КРОК 5: СКЛАДАННЯ РОЗКЛАДУ
Грамотно скласти докладний список справ і графік виконання із зазначенням точного часу початку і закінчення заняття на майбутній день. Для цього сьогодні є багато помічників: щоденники, органайзери, planners та різні спеціалізовані комп'ютерні програми. При цьому враховуйте біоритми, які здатні в досить серйозною мірою впливати на вашу працездатність. Визначте час доби, коли вам легше всього виконувати ту чи іншу роботу. Приділіть більше кращого часу завданням А. Тоді ви зможете ефективно розподілити робочий час. Не забувайте включати в розклад і час на відпочинок.
Великим прогресом буде, якщо зможете чітко спланувати і тиждень, місяць і т.д. Нехай це буде не з першого разу, але з часом ви навчитеся робити це швидко і легко.
КРОК 6: ДОТРИМАННЯ РОЗКЛАДУ
Втілюючи в життя задумане, дотримуйтеся складеного розкладу настільки точно, наскільки це можливо. Існує кілька умов, за допомогою яких ви зможете домогтися цього. Наведемо найбільш суттєві з них.
* Наявність порядку. Визначте кожному предмету конкретне місце і надалі постарайтеся класти його саме туди. Візьміть собі за правило періодично систематизувати свої професійні матеріали, книги, запису.
* Уміння говорити «немає». Для того, щоб навчитися відмовляти, потрібно вміти зосередитися на своїх цілях і розкладі. Отклоняйте додатково що виникають нетермінові проблеми. Уникайте незапланованих імпульсивних дій. Якщо хтось просить вас зробити те, на що у вас немає часу, рішуче, але ввічливо відмовте. І в жодному разі не відчувайте себе винуватим!
* Кінець - справі вінець. Стикаючись із завданням в перший раз, будьте готові відразу ж завершити над нею роботу. Потрібно вчитися робити одне, нехай маленький справу, але до кінця. Пам'ятайте: справі - час, веселощів - год. До тих пір поки ви не закінчите заплановану роботу, ніяких розваг, гостей, смачних страв, приємних занять.
* Позитивний настрій. Настрій, з яким ви приступаєте до вирішення майбутніх завдань, має важливе значення для подальших успіхів і невдач. Почніть день з позитивного настрою.
КРОК 7: ПІДБИТТЯ ПІДСУМКІВ
Перш ніж відійти до сну, виконайте аналіз прожитого дня, відповівши на три питання: Що я зробив? Чого я не зробив? І що завадило мені зробити заплановане?». Потім складіть план на наступний день, перебуваючи в спокійному позитивному настрої.
Нарешті, заохотьте себе за будь-який, навіть незначний, досягнення. Не потрібно робити собі великі подарунки - досить простого масажу або візиту в салон краси. Важливо відзначити свій успіх і отримати від цього задоволення.
Звичайно, результати ви не побачите на наступний день, але вони обов'язково порадують вас у майбутньому. І пам'ятайте, що б не відбувалося у вашому житті, час, витрачений на себе самого, обов'язково принесе дивіденди, даючи можливості досягти бажаного.
Якщо ж ви вирішили в деталях дізнатися наскільки добре вмієте розпоряджатися часом, то рекомендуємо вам пройти тест чи Вмієте ви керувати часом?.
«Як приборкати час», Гребінь Наталія