Секретар - дуже популярна професія. Будь-яка організація поважати сама себе менше буде, якщо за стійку ресепшен секретаря не посадить. Функції у такого секретаря різноманітні: від «встигнути підфарбувати губи до приходу шефа» «вірно, швидко, грамотно передати інформацію». Так вийшло, що в моєї компанії завідую секретарями я. Взагалі набирати співробітників - це робота служби управління персоналом, але я вважаю за краще займатися підбором особисто. Це ж я буду працювати з цією людиною пліч-о-пліч. Саме мені його треба буде навчити, і саме мені доведеться розбиратися в конфліктах, які можуть виникнути між секретарями.
Мій основний контингент - початківці секретарі, які ще нічого толком не знають і практично нічого не вміють. Я б навіть сказала, що вони ще не доросли до «звання» секретаря. Основна моя мета - довести їх до рівня хороших секретарів ресепшен, а деяких - до рівня грамотних діловодів.
Екскурс в історію
Мета, прямо скажемо, благородна! Майже як «зробити світ краще, чистіше і мудріше». Але ось шлях у соратники і учні, на жаль, «тернистий і довгий». Спочатку необхідно зрозуміти, хто такий «секретар». Секретар спочатку - зберігач секретів. Ці громадяни коли-те давно були суцільно чоловіками (коли вважалося, що жінкам освіта та професія зовсім не потрібні), повіреними в різного роду таємниці (адже раніше не було телефонів і доводилося вести листування). Наприклад, задумав який небудь інтриган що-небудь «витіювата» («Небезпечні зв'язки» Шодерло де Лакло всі читали?). Якщо час у нього є, то він сам напише лист, а якщо ні, то секретаря змусить (і руки вільні, і сам не « кляксах»). Але це все-таки більше відноситься до професії особистого помічника. Загальний опис
Секретарі на ресепшен «відбулися» скоріше від конторських писарів («писати, читати вміють, а ввічливістю і дипломатією не володіють»). Тільки ті, хто розумів значення посмішки і старанності, вислужувалися в більш високі чини. Зараз, як і раніше, «вийти в люди», тобто зробити кар'єру, може тільки той секретар, який поєднує в собі
1. привітність;
2. відмінні комунікативні навички;
3. необхідні для подальшого кар'єрного просування знання.
Секретар - це дуже цінний співробітник, адже через нього проходять всі інформаційні потоки компанії (телефонні дзвінки, документи, відвідувачі). Хороший секретар - завжди терплячий і стійок, він відмінно знає кожен нюанс своєї роботи, привітно зустрічає відвідувачів і співробітників, чудово розуміючи, що саме він - обличчя своєї компанії, і як він зустріне "інформацію" (дзвінок, документ, гостя), то така думка і складеться про компанію в цілому. Саме таких секретарів я виховую. Саме такі панночки - «володарки ресепшен і сердець» - потім з радістю переходять в інші підрозділи компанії або роблять кар'єру в секретарському справі в інших організаціях.
Відкрита вакансія
Отже, уявімо, що трапився такий «незвичайний» факт - відкрилася вакансія секретаря. Підбирати потенційного співробітника я буду, природно, під себе.
Спочатку ми разом з директором з персоналу компанії будемо дивитися резюме претендентів на відкриту позицію. Звичайно, всякі «феечки, котенки, мони-лізи, красуні та інші зворушливі німфи», які вказали це у своїх адрес електронної пошти, можуть бути запрошені на співбесіду, але «несерйозність» у свій багаж вони від мене вже отримали.
Куди приємніше читати адреса i.ivanova... або sveta_smirnova... Адже я в серйозну компанію підбираю співробітника.
Позиція секретаря ресепшен має чітке грошове вираження у зарплаті та пільги, а посадова - у вимогах до функціоналу і графіку роботи. Тому дівчата, які претендують відразу після закінчення непрофільного вузу «на мільйон грошей на місяць», можуть сміливо шукати цей мільйон в іншому місці. Таких грошей варто тільки фахівець з профільним (архівна справа, документознавство) освітою і важким досвідом роботи. Особа, яка бажає отримувати такі гроші відразу по закінченні вузу, не варто в моїх очах нічого (хоча за самовпевненість зайвих пару копійок я б їй додала). Теорія без практичних навичок в реальному житті мало кому приносить солідні гроші.
Однак, вища освіта саме по собі непогано, так як показує, що людина хоча б
* вміє доводити почате до кінця;
* вміє вчитися (а вчитися в професії секретаря можна довго і багато);
* вміє зрозуміло викладати свої думки;
* знає, де можна в короткі терміни знайти необхідну інформацію.
У моїй компанії секретарі ресепшен мають змінний графік, який збудований особливим чином - у період посиленою навантаження (середина дня) на робочому місці повинні бути відразу два секретаря, а, значить, панночки, згідно резюме шукаючі зручний для себе графік роботи (до 12-00 або після 18-00), мені не дуже підходять. Їм краще спробувати щастя в операторських центрах або в інших місцях з погодинною оплатою.
Телефонне інтерв'ю
Часто я сама телефоную секретарів, і на цьому етапі, як правило, конкурс залишають «справжні леді», які визначаються словами «їхній», «тутова», «тама», «дзвонить», «договір», «катАлог», «чо такого-та?!», «коротше» і (моя особиста «фі») «стільничок». Для таких кандидаток я відразу ж придумую страшний графік роботи, занижаю заробітну плату, прибираю додаткові пільги, тобто все те, до чого «справжні леді» не опустяться. «Не, ну а що це взагалі?! Навіть пожрикать не буде!» Про побудову фраз я взагалі мовчу. "Справжні леді" у більшості випадків цим не «заморочуються».
Під час телефонної розмови стають зрозумілі і запити претенденток в стилі
* «А премії будуть?»;
* «Тільки ніяких затримок після шести!»;
* «А кар'єрний ріст у вас є?».
Я чудово розумію, що саме ці моменти, швидше за все, були приємні або неприємні на попередньому місці роботи (я сама була коли-те секретарем офісу і сама так питала потенційного роботодавця). І я вже знаю, що задавати такі питання прямо в лоб - це вірний спосіб зробити не вигідне враження. Подібні питання варто задавати тільки при особистій зустрічі і тільки після того, як ви вже дізнаєтеся інші переваги і недоліки роботи саме в цій компанії.
Наша директор по персоналу діє за таким же принципом. Телефонний дзвінок - це перша співбесіда з «потенційним голосом» компанії.
Співбесіду
Але раптом сталося щастя і співбесіду було призначено! Тут вже йде в хід важка артилерія.
Здобувачкам з яскравою індивідуальністю можна сміливо йти з цієї індивідуальністю мимо! Мені потрібні люди сміливі та рішучі! Ті, що можуть сміливо залишити свою індивідуальність будинку (драні джинси в шафі, бойову розмальовку на поличці з косметикою, сережки звідусіль - в шкатулочках, нігті дикі там же) і рішуче прийти до мене на інтерв'ю в образі жіночною «сірої миші в костюмчику». Ні, я не проти індивідуальності, але нехай я про неї дізнаюся пізніше, коли зрозумію, що кандидат - чудова людина, що схоплює все на льоту, і дійсно з нього щось вийде. Тоді я буду більш лояльною до прояву цієї самої індивідуальності. А на етапі співбесіди я навіть проти спорту. Ні, не в плані, що він травмонебезпечний або щось у цьому дусі, а в плані, що кросівки і спортивні костюми - це все-таки одяг для вулиці, а не для офісу.
Жуйка
Далі я видаю претенденток на вакансію анкету для заповнення і йду роздумувати над побаченим. Коли мій погляд цілком задоволений «сірістю і офисностью», коли яскрава брошка або сережки, або що-те-там-ще-з-індивідуальності виявляються до місця, тоді я починаю прислухатися. І ось тут я уважно прочитав свої позначки в резюме. Я ставлю нові галочки, питаю про маму-папу-собаку-роботу-хобі-поїздки. Але в цей час я уважно слухаю.
Я слухаю те, що пропустила під час телефонного дзвінка:
* тембр голосу;
* манеру побудови фраз;
* гаркавість;
* з'їдання закінчень;
* кількість шкідливих «ну», «взагалі» і «аааа».
Але найголовніше - я стежу за жуйкою! Жуйка - чудова річ. Вона освіжає подих, допомагає травленню. Але ось спілкуванню вона заважає катастрофічно. З-за неї в роті накопичується значну кількість слини, і багато звуки перетворюються з шиплячих і гарчали в булькаючі і чавкающие. Це дуже важко - зрозуміти про природний дефект мови або про жуйку. Так що якщо раптом ви не знайшли як позбутися жуйки до співбесіди, то вже поки заповнюєте анкету деньте її куди-небудь - хоч проковтніть!
Як розповідати про причини відходу з попередньої роботи?
Саму анкету я читаю дуже уважно, особливо розділ про попередні компанії, так як саме там можна знайти багато цікавої інформації. Ось, приміром, якось прийшла до мене дівчина, яка за останній рік поміняла три місця роботи, протримавшись скрізь тільки за три-чотири місяці. Я, звичайно ж, попыталаь дізнатися причину такої частої зміни роботи. У відповідь почула, що компанії банкрутували або напрямки закривали... А я - тітка забобонна, так і моя компанія мені поки самій дуже подобається, рано їй ще закриватися. Ось так і не вийшло у нас спільної роботи.
Інша претендентка стала мені розповідати, як їй не щастило з попереднім керівництвом. Тому й пішла звідусіль сама. Ми з нашим директором з персоналу брехня не дуже любимо. Тому і співбесіди проводимо, як правило, удвох: я оцінюю кандидатку з точки зору безпосереднього керівника (чи зможу я її навчити, чи спрацюється вона з нинішніми секретарями, як вона в команді буде себе почувати і таке інше), а директор по персоналу - з точки зору всього колективу компанії (увіллється в штатну гармонію компанії, куди можна буде потім розвивати, чи є думки про декреті, ніж можна мотивувати і інші подібні речі). Таке подвійне співбесіду дуже зручна штука, адже що не помітив один, обов'язково побачить інший.
Ще треба уточнити, що найчастіше панянки і самі брехати не вміють і не люблять, а при таких двох нас у них це ще і не виходить. Ось і виходить, що коли чуємо про «все навкруги дурні, одна я розумна», відразу розуміємо, що або завищена самооцінка (власних помилок не бачить і не визнає, а, значить, і розвиватися в професії не зможе), або бреше. Так деякі брешуть про житло, про власну значущість на попередньому місці роботи і про всяке таке різне. А мені так краще коли сумно, некрасиво, але чесно. Є тільки один пункт, де брехати можна і навіть потрібно. Про колишнє керівництво. На діловому мовою таке називається - лояльність. Краще на запитання «Чому пішли з попереднього місця роботи?» сказати, що зарплатні або функціональні очікування не виправдалися. Тобто грошей менше заплатили або сталося займатися не тим, на що приходили і т.п. І все. А про те, хто поганий, а хто хороший - це не нам з вами судити.
Як ви уявляєте свою кар'єру?
Далі. Припустимо, знайшлася здобувачка, яка вдало подолала всі етапи інтерв'ю. З такою претенденткою можна і детальніше поговорити. Про очікування від роботи розпитати, дізнатися, навіщо взагалі вона вирішила піти в секретарі? Мета яка? І тут, знову головне - або красиво збрехати, або сказати правду. Одна моя знайома пішла в секретарі за грошима і кар'єрою. Так і сказала на співбесіді: «Моя мотивація? Гроші!». Вона прийшла на ресепшен, дісталася до продажів і спритно просунулася до директорату. Інша моя знайома пішла в початківці секретарі від нічого робити. Безцільно відправилася. Так як вона нічого від життя не хоче, її все влаштовує, то в початківців вона сидить і понині, навіть не намагаючись перейти в іншу категорію.
Мабуть, цей момент варто проговорити окремо. Дівчині, яка прийшла пробуватися на вакансію секретаря будь-якого рівня, варто віддавати собі повний звіт в тому, навіщо їй йти в цю професію: щоб вийти на кар'єру в потрібної області, щоб знайти чоловіка своєї мрії, щоб заробити грошей, щоб хоч щось робити, аби вдома не сидіти і тп. Мета повинна бути в будь-якому разі! Крім того, має сенс перед вибором шляху секретаря згадати, що ця позиція - підлегла. Навіть так - ПІДЛЕГЛА! Пам'ятається, прийшла до мене одного разу дівчина на співбесіду, яка до того поєднувала секретарські обов'язки та обов'язки бухгалтера. І у неї був суворий, майже армійський характер. І не звикла вона підкорятися. Вона мене разів десять перебила фразою «Невже Ви думаєте, що я дозволяю собі таке?!». Я їй тоді сказала приблизно наступне: «Будь ласка, подумайте, чи Ви готові піти на підпорядковану позицію. Тут абсолютно чітко і відразу буде зрозуміло, хто начальник і чиї доручення слід виконувати... У Вас є відмінні керівні якості, у Вас є амбіції і прагнення йти вперед. Чи готові Ви пригинати себе в деяких питаннях і відмовчуватися, коли у Вас є своя думка?» На наступний день дівчинка зателефонувала і відмовилася. Вона виявилася не готова.
Є такий прекрасний міф про те, що секретарська професія - легка і повітряна. Я добре ставлюся до тих, хто з іншої сфери приходить до мене на співбесіду катувати щастя нового життя. Були і кухар других страв, і співробітник кредитного відділу банку, і молодший науковий співробітник, і оператор міліції, і навіть співробітниця одного медичного вузу. Природно, я ставлю питання про причини зміни роботи. Часто виявляється, що багато хто просто втомилися від важкої фізичної роботи. Це чудово, але ще частіше виявляється, що вони не готові до того, що професія секретаря - це важка робота (і фізично, і психічно).
Є ще одна категорія - гарні дівчинки, для яких робота секретаркою, це придбання навичок грамотного спілкування, а також правильного документознавства. Цих люблю. З цими працюю.
Тестування
А ось ще був випадок чудовий. З одного милою і приємною дівчиною ми прообщались дуже довго і цікаво. І стали вже прощатися, як вона запитує мене: «А ви що, ніяких тестів зі мною проводити не будете? Не хочете дізнатися, підходжу я вам чи ні?» Я тоді здивувалася. Дуже. І я сама і багато інших розглядають позицію секретаря ресепшен як стартову: навички на ній різні добре розвиваються, знання всякі накопичуються. Так і не вимагаю я на початковому етапі ніяких особливих знань і навичок, так як все прийде з часом. Іноді легше людини заново навчити (мозок свіжі знання добре вбирає), ніж переучувати. Тому і тест у мене основне - зрозуміти, чи готовий людина прийняти ті знання та навички, що я збираюся дати йому.
чи Зможе він витримати перехресний «допит» з директором з персоналу, не розгубиться, коли будуть поставлені такі питання, як:
* «Що хочете від роботи?»;
* «Коли заміж?»;
* «коли Ви вчилися, реферати від руки писали?»;
* «А що робити, якщо одночасно потрібно відповісти на два телефонних дзвінка, направити контрагенту факс, надіслати повідомлення про дзвінок співробітникові, видати гостям тимчасовий пропуск і зробити каву генеральному директору?».
Реакція панночки-кандидата під час співбесіди і є найбільш важливий тест для мене. Так перевіряється стресостійкість, мотивація, плани на майбутнє компанії, навики роботи з комп'ютером, навички розміщення пріоритетів при виконанні завдань і тп.
Можна, звичайно, видати людині тести на знання Microsoft Office, англійського мови та ін. Але в нашій компанії англійська часто не потрібен, а в разі необхідності є спеціальні шпаргалки, де основні фрази в українській транскрипції представлені. До того ж все одно основна кількість навичок та інформації секретар отримає під час випробувального терміну. Ось тоді і стане зрозуміло, чи підходить здобувачка компанії, і чи підходить компанія їй.
Питання роботодавцю
Коли всі потрібні мені нюанси прояснені, тоді я прошу претендентки задавати питання. Але часто вони не знаходять, що запитати. І я досить докладно всі розповідаю:
* про обов'язки;
* про підпорядкування;
* про зарплату з пільгами;
* про графік роботи;
* про відпустку;
* про можливі перспективи розвитку.
Причини відмови
На співбесіді я обов'язково буду ставити питання про конфліктність. Навіть, якщо здобувачка витратить цілих п'ять хвилин на переконання мене, що вона абсолютно неконфликтна, навіть якщо після моєї відмови в роботі і пояснення в стилі «з начальством не сперечаються», вона напише величезна лист із заголовком «Олена, я все зрозуміла», ця дівчина ніколи не буде працювати під моїм керівництвом.
Також я ніколи не буду керувати тієї красунею, яка не прийде на співбесіду (це їй потрібна робота, а не мені), або разів двадцять буде уточнювати, як знайти офіс (вона така дурна?), або раз тринадцять буде переносити час і дату співбесіди (не до кінця визначилися - наліво). Так, рівень привередливости у мене підвищений, але і товар - штучний.
Вся ця тортури співбесідою потрібна тільки для того, щоб спробувати зрозуміти, чи зможе ось ця конкретна людина стати тим самим секретарем, який потрібен мені і компанії? Чи підходять здобувачці мої уявлення про професії, а мені її? І, головне, чи хочеться їй самій досягти цих моїх уявлень?
Якось до мене прийшла дівчина (відмінна просто панночка: темна коса на кшталт Тимошенко зав'язана, чорні брови, червоні рябинки у вухах і на шиї - чудо, панночка!) І такі розумні вона мені питання ставила, такі правильні, прямо як з книжок. І про подальший розвиток компанії, і про підрозділи для подальшого зростання, і про можливість поєднувати роботу з навчанням і писати на основі нашої компанії диплом. «Добила» мене, мабуть, те, як вона ретельно записувала все в свою записну книжку.
Я - разгильдяйка. Добре організована разгильдяйка. Халявщица по духу. І секретарів я собі підбираю таких же. Щоб можна було посміятися, коли смішно, але і мобілізуватися, виконавши роботу до терміну, при необхідності. Такі правильні «відмінниці» будуть чудово будувати фрази і не жувати закінчення пропозицій, але я сама по собі ніколи не зможу пояснити їм, який алгоритм виявлення громадян, які телефонують керівництву просто з рекламою. Це відчувається. Просто потрібно пам'ятати, що є випадки, коли відмовляють у позиції не за ваших недоліків, а з-за недоліків керівництва. А з Вами все гаразд і чудово.
Зазвичай секретарі, які пропрацювали у мене півроку-рік, просуваються далі всередині компанії без яких би то ні було запинок. На них навіть вишиковується черга з керівників департаментів. Так і я завжди рада допомогти хорошій людині знайти справу до душі. Ті ж, хто перейшли в інші компанії, при рідкісних, але теплих зустрічах, дякують. Заради цього «спасибі» і робиться все: і співбесіду і подальше навчання.
АВТОР - Олена Ударцева, сайт planetahr.ru